Szükség volt a sietségre
A minisztériummal való támogatási szerződés megkötését követően indulhatott meg a Múzeumok Éjszakájával kapcsolatos munka a Magyar Alkotóművészeti Nonprofit Kft.-nél (MANK), a rendezvény a múzeumoknak egymilliós látogatottságot generált. Még a programfüzetet sem vehették volna azonban kezükbe a látogatók, ha az alvállalkozó nem teljesít erején felül: hiába írták alá egy nappal a rendezvény előtt a szerződést, tíz nappal korábban már nyilvános volt a döntés.
A Múzeumok Éjszakája kommunikációjának a lebonyolítását a MANK, mint az állam 100%-os tulajdonában lévő társaság, a tulajdonosi jogokat gyakorló Emberi Erőforrások Minisztériumától (EMMI) kapta feladatként. Mivel egy ilyen feladat lebonyolítását a MANK belső erőforrásai nem teszik lehetővé, kézenfekvő volt, hogy azt alvállalkozó bevonásával oldja meg.
A közbeszerzési pályázat kiírása azonban nem történhetett meg addig, amíg az EMMI-től a vonatkozó támogatási szerződés, illetve az ehhez rendelt forrás nem érkezett meg. Ez okozta a közbeszerzési pályázat kiírásának a csúszását. Mivel azonban a Múzeumok Éjszakáját hagyományosan a Szent Iván-éjszakájához legközelebb eső hétvégén rendezik, a közbeszerzés késői kiírása nem befolyásolhatta a feladatvégzés időpontját.
A meghívásos közbeszerzési pályázaton való indulásra három olyan céget kért fel a MANK, amelyek kommunikációs ügyekben már voltak alvállalkozói. Ajánlatot azonban csak a Kortárs Média Kft. adott, amiről az ajánlattevő 2014. június 10-én szerezett tudomást. A hatályos jogszabályok értelmében az ajánlattevőnek ilyenkor ajánlattételi, a pályázat kiírójának pedig szerződéskötési kötelezettsége van, de ugyancsak jogszabály írja elő, hogy a szerződéskötésre csak 10 nap elteltével kerülhet sor. Ez azt jelentette, hogy a Kortárs Médiának – ahogy ez a kommunikációs aktivitásokban nyomon követhető –, saját kockázatára, már a szerződéskötés előtt teljesítenie kellett annak érdekében, hogy az ajánlatában szereplő vállalásoknak eleget tegyen. A saját kockázat ebben az esetben azt jelenti, hogy ha a MANK érdekmúlás, vagy a közbeszerzési eljárás megtámadása miatt mégsem kötött volna szerződést a vállalkozóval, akkor az elvégzett munkáért semmilyen kártérítésre nem tarthatott volna igényt a Kortárs Média. A teljesítés eredményhirdetés utáni megkezdése okán tehát a rendezvény kommunikációja nem került veszélybe, de a MANK-ot – és ezzel az adófizetőket – sem érte, vagy érhette volna semmilyen kár.
A Kortárs Média Kft. a fentiek ismeretében végezte a Múzeumok Éjszakája teljes kommunikációját. Feladatai közé tartozott többek között a programfüzet szerkesztése, gyártása és terjesztése. A honlap elkészítése, működtetése. A Facebook profil és a mobil applikáció üzemeltetése. Az esemény teljes sajtójának szervezése, a közönségkapcsolatok bonyolítása.
Az idei Múzeumok Éjszakáját a MANK sikeresnek értékeli. Az esemény az ország összes állami múzeumát és szinte valamennyi magángyűjteményét megmozgatta, több mint 1 millió látogatót generált, honlapját június 21-én több mint 1,5 millióan keresték fel. Az EMMI-től kapott feladatot a MANK alvállalkozója a jogszabályok szerint mind minőségben, mind mennyiségben megfelelően teljesítette.
